ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

(MIS Subsystems)

ระบบสารสนเทศสำหรับสำนักงาน
        ระบบสารสนเทศสำหรับสำนักงานหรือ OIS ถูกพัฒนาขึ้นโดยมีส่วนประกอบของเทคโนโลยีสารสนเทศ และเทคโนโลยีการออกแบบเครื่องใช้สำนักงานตามหลักการยศาสตร์ (Ergonomics) เพื่อเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในสำนักงาน โดยที่ระบบสารสนเทศสำนักงานมีวัตถุประสงค์ เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานและการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในหน่วยงานหรือองค์การเดียวกัน ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้ขยายขีดความสามารถของระบบสารสนเทศสำนักงานให้มีขอบเขตการปฏิบัติงานรวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การด้วย ระบบสารสนเทศสำนักงานจะช่วยให้พนักงานแต่ละคน หรือกลุ่มของพนักงานสามารถที่จะประมวลข่าวสาร เก็บรักษาข่าวสาร และแลกเปลี่ยนข่าวสารซึ่งกันและกันผ่านทางอุปกรณ์การติดต่อสื่อสารต่าง ๆ โดยข่าวสารที่ว่านั้นอาจจะประกอบไปด้วยข้อมูลดิบ เอกสาร รูปภาพ เสียง และสัญญาณภาพวีดีโอ เป็นต้น โดยที่เราสามารถแบ่งแยกระบบสารสนเทศสำนักงานตามหน้าที่ออกเป็น 4 ประเภท ดังต่อไปนี้
      

  1. ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System)
  ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์การ โดยระบบจัดการเอกสารจะประกอบไปด้วยเครื่องมือสำคัญ ต่อไป
                1.1 การประมวลคำ (Word Processing) ปัจจุบันหน่วยงานต่าง ๆ มักจะพิมพ์เอกสารโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ และชุดคำสั่งสำหรับการประมวลภาษา (Word Processor) โดยที่ชุดคำสั่งสำหรับประมวลภาษาจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการพิมพ์งาน เนื่องจากชุดคำสั่งคอมพิวเตอร์ช่วยผู้ใช้ให้สามารถทำงานได้มากกว่าการใช้งานเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา เช่น การจัดรูปแบบงานพิมพ์ การทำตาราง การจัดเรียงหน้า การจัดทำสารบัญ และการตรวจสอบคำผิด เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้การออกเอกสารมีคุณภาพ รวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นมืออาชีพขึ้น
                1.2 การผลิตเอกสารหลายชุด (Repropaphics) เป็นการผลิตเอกสารแบบเดียวกันหลาย ๆ ชุด เพื่อที่จะเผยแพร่ทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน ปัจจุบันมีการใช้ระบบที่เรียกว่า “ระบบอัดสำเนาอัจฉริยะ (Intelligence Copier System)” คือ ระบบจัดทำเอกสารที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อเข้ากับเครื่องอัดสำเนาอัจฉริยะ (Intelligence Copier) เมื่อเอกสารถูกจัดทำและตรวจสอบบนเครื่องคอมพิวเตอร์เรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ก็จะส่งข้อมูลการพิมพ์ไปที่เครื่องอัดสำเนา เพื่อทำการออกเอกสารตามรูปแบบและปริมาณที่กำหนด
                1.3 การออกแบบเอกสาร (Desktop Publishing) เป็นชุดคำสั่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถผลิตเอกสารและสิ่งพิมพ์ให้มีคุณภาพใกล้เคียงกับการผลิตโดยมืออาชีพ เพราะชุดคำสั่งนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถออกแบบ และจัดรูปแบบของเอกสารได้ตามใจของตน โดยสามารถใส่ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือลวดลายต่าง ๆ ลงบนหน้ากระดาษ ตลอดจนจัดเรียงและทดสอบตัวอย่างจนกว่าจะพอใจ
                1.4 การประมวลรูปภาพ (Image Processing) เป็นการอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถที่จะนำรูปภาพจากเอกสารต่าง ๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูล และสามารถเรียกกลับมาทำการดัดแปลงเพื่อใช้งานได้ บางครั้งการประมวลรูปภาพจะถูกเรียกว่า “ระบบการจัดการรูปภาพ (Image Management System)” เนื่องจากระบบนี้จะช่วยให้การเก็บบันทึกสารสนเทศที่มีลักษณะเป็นรูปภาพต่าง ๆ เป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบรวมทั้งช่วยให้การกระจายข่าวสารออกไปจากแหล่งผลิตมีประสิทธิภาพขึ้นด้วย
                1.5 การเก็บรักษา (Archival Storage) เป็นการเก็บรักษาข้อมูลในหน่วยความจำสำรอง เช่น เทปแม่เหล็ก ไมโครฟิลม์ (Microfilm) แผ่นจานแม่เหล็ก หรือแผ่น CD เป็นต้น โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลปริมาณและรูปแบบหลากหลายที่ องค์การจึงต้องเก็บรักษาข้อมูลอย่างเป็นระบบ มิให้เกิดการสูญหาย ความล่าช้าในการใช้งาน การทำลายข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ หรือการโจรกรรม ซึ่งจะส่งผลต่อการดำเนินงานของธุรกิจได้
       

 2. ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-handling System)  เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงานโดยการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญ ต่อไปนี้
                2.1 โทรสาร (Facsimile) หรือที่เรียกว่าเครื่องแฟกซ์ (FAX) เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทีรู้จักกันดีในสำนักงานปัจจุบัน เครื่องโทรสารช่วยให้ข่าวสารข้อมูล ซึ่งประกอบด้วยข้อความและรูปภาพบนกระดาษหรือในระบบข้อมูลขององค์การ ถูกส่งจากแหล่งหนึ่งไปสู่อีกแหล่งหนึ่งอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ เทคโนโลยีเครื่องโทรสารช่วยให้การทำงานในสำนักงานคล่องตัว ธุรกิจไม่ต้องรอเวลาใสการส่งไปรษณีย์ หรือใช้พนักงานเดือนเอกสาร (Massager) ตลอดจนสามารถแน่ใจว่าผู้รับข่าวสารตามเวลาที่กำหนด
                2.2 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail) หรือที่เรียกว่า E-mail เป็นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และระบบสื่อสารที่ใช้ในการส่งข่าวสารจากที่หนึ่งไปสู่อีกที่หนึ่ง และถูกเก็บรักษาไว้จนกระทั่งมีการเรียกดูจากผู้รับ นอกจากนี้ผู้รับยังสามารถจัดพิมพ์ข้อมูลนั้นเป็นเอกสารตามที่ต้องการได้เช่นกัน ปัจจุบัน E-mail ได้รับความนิยมในหลายองค์การ เนื่องจากช่วยให้การทำงานในสำนักงานสะดวก รวดเร็ว และไม่สิ้นเปลือง โดยเฉพาะการส่งบันทึกข้อความ และจดหมายเวียนที่ไม่ต้องใช้กระดาษ และแรงงานมาก ตลอดจนสามารถแน่ใจว่าผู้รับส่วนใหญ่จะได้รับข่าวสารตามที่ผู้ส่งต้องการ
                2.3 ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail) เป็นการส่งผ่านข่าวสารที่เป็นเสียงจากที่หนึ่งไปสู่อีกที่หนึ่ง โดยผ่านระบบโทรศัพท์ ซึ่งเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่แปลงสัญญาณเสียงเป็นสัญญาณดิจิตอล และส่งผ่านไปตามสายโทรศัพท์จนถึงปลายทาง แล้วจึงถูกจัดเก็บไว้ในหน่วยความจำก่อนที่จะแปลงกลับเป็นสัญญาณเสียง เมื่อผู้รับต้องการฟัง
       

 3. ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing) 
              เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกได้เป็น 5 ประเภท ต่อไปนี้
                3.1 การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง (Video Teleconferencing) เป็นระบบที่สนับสนุนให้คู่สนทนาสามารถมองเห็นและได้ยินเสียงซึ่งกันและกันได้ โดยรวมเอาเทคโนโลยีทางด้านเสียงและภาพโทรทัศน์เข้าด้วยกัน ทำให้บุคคลที่อยู่ห่างกันไปสามารถสื่อสารและแสดงความคิดเห็นโต้ตอบกันอย่างรวดเร็ว โดยต่างมีความรู้สึกเสมือนพบปะกันจริง
                3.2 การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง (Audio Teleconferencing) เป็นระบบที่สนับสนุนให้คู่สนทนาสามารถได้ยินเสียง และโต้ตอบกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่อาจขาดความสมบูรณ์เท่ากับระบบทั้งภาพและเสียง เนื่องจากมนุษย์เราชอบที่จะสื่อสาร โดยใช้ประสาทสัมผัสแบบผสมผสาน
                3.3 การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing) เป็นระบบที่ใช้ส่งข่าวสาร หรือช่วยให้คู่สนทนาสามารถโต้ตอบ และแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน โดยผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ นอกจากการประชุมผ่านระบบคอมพิวเตอร์จะช่วยให้ผู้ร่วมประชุมสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกันอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ระบบคอมพิวเตอร์ยังสามารถประมวลผลและแสดงผลข้อมูล เพื่อนำเสนอให้ที่ประชุม ตลอดจนช่วยจำลองสถานการณ์ เพื่อให้ที่ประชุมตัดสินใจในทางเลือกอย่างมีประสิทธิภาพ
                3.4 โทรทัศน์ภายใน (In-house Television) การสร้างห้องส่งและออกอากาศรายการโทรทัศน์ภายในองค์การ โดยอาจเป็นการถ่ายทอดสดหรือการบันทึกเทปและนำมาออกอากาศหมุนเวียนกัน เพื่อให้สมาชิกภายในองค์การได้รับทราบ และแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันตลอดจนได้ผ่อนคลายความเครียดจากงานในช่วงเวลาพัก ปัจจุบันระบบนี้ได้รับความนิยมจากองค์การขนาดใหญ่ และองค์การที่มีหลายสาขาซึ่งบางครั้งต้องดำเนินการโดยอาศัยเทคโนโลยีการสื่อสารผ่านดาวเทียมเข้าช่วย
                 3.5 การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting) เป็นระบบที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีทางการสื่อสาร ช่วยให้พนักงานสามารถที่จะปฏิบัติงานที่บ้านหรือในพื้นที่ห่างไกล โดยต่อเชื่อมคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์การทำงานเข้ากับระบบเครือข่ายของสำนักงาน ซึ่งจะช่วยให้บุคคลสามารถทำงานอย่างเต็มที่ โดยที่ไม่เสียเวลาให้กับการเดินทาง ปัจจุบันมีผู้ประมาณการว่าในอนาคตจะมีบุคลากรหลายประเภทที่สามารถปฏิบัติงานกับองคืการ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางมาทำงานที่สำนักงานทุกวัน แต่จะใช้ระบบสื่อสารทางไกลช่วย ดังนั้นองค์การสมัยใหม่จึงต้องศึกษา และพัฒนาระบบตรวจสอบ และควบคุมการทำงานระยะไกล เพื่อให้สามารถประเมินผลงานและกำหนดผลตอบแทนที่เหมาะสมกับผลงานของบุคลากรแต่ละคน
        ปัจจุบันสถาบันการศึกษา หน่วยราชการ และบริษัทเอกชนได้นำเทคโนโลยีการประชุมทางไกลมาใช้งาน เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ถึงแม้จะมีต้นทุนในการติดตั้งระบบและการดำเนินงานค่อนข้างสูง แต่ผู้ใช้ที่อยู่ห่างไกลกันจะได้ประโยชน์จากการใช้งาน ภายใต้ระยะเวลาใช้งานไม่นานนัก ดังจะเห็นได้จากบริษัทข้ามชาติ (Multinational Corporation) หรือ MNC หลายแห่งได้นำระบบประชุมทางไกลมาใช้กับการประชุมของผู้บริหารในแต่ละส่วนของโลก ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารไม่ต้องเสียเวลาและประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
      

  4. ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน (Office Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระดับ ดังต่อไปนี้
                4.1 ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม (Group Ware) เป็นระบบที่ถูกพัฒนาขึ้น โดยประกอบด้วยชุดคำสั่งประยุกต์รวมกัน เพื่อที่จะสนับสนุนให้พนักงานสามารถใช้บริการของอุปกรณ์หรือชุดคำสั่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกในองค์การร่วมกัน เช่น E-mail, Word processing, Fax และ Voice Mail เป็นต้น     
                4.2 ระบบจัดระเบียบงาน (Desktop Organizers) เป็นระบบที่ประกอบด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการกับตารางเวลา จดบันทึก และรายชื่อ ตลอดจนเลขหมายโทรศัพท์ของบุคคลที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ
                4.3 คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ (Computer Aided Design, CAD) เป็นระบบสารสนเทศในการทำงานที่นำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการออกแบบ โดยผู้ใช้สามารถออกแบบดูภาพเสมือน และทดสอบผลงานบนหน้าจอ นอกจานี้ผู้ใช้ยังสามารถโต้ตอบ และเรียกใช้ข้อมูลเฉพาะที่เก็บในฐานข้อมูลได้ด้วย
                4.4 การนำเสนอประกอบภาพ (Presentation Graphics) ช่วยให้การจัดเตรียมและการนำเสนองานมีประสิทธิภาพ โดยผู้ใช้สามารถวางแผน จัดขึ้นตอนการนำเสนอข้อมูล และรูปภาพอย่างสอดคล้องกัน ปัจจุบันได้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำหรับการนำเสนองานให้สะดวกต่อการใช้งาน ทำให้ผู้ใช้สามารถจัดทำและนำเสนอผลงานอย่างมีประสิทธิภาพ
                4.5 กระดานข่าวสารในสำนักงาน (In-house Electronic Bulletin Board) เป็นระบบการเผยแพร่ข่าวสารทางอิเล็กทรอนิกส์ภายในสำนักงานผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เพื่อกระจายและแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารภายในหน่วยงานโดยไม่เสียเวลา และทรัพยากร
        ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้เป็นประโยชน์ต่อการทำงานขององค์การอย่างมหาศาล ในโลกธุรกิจการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศมิเพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพต่องานประจำที่เกิดขึ้นในสำนักงาน หรืองานบริหารทั่วไปเท่านั้น แต่เทคโนโลยีสารสนเทศให้ประโยชน์ครอบคลุมการปฏิบัติงานขององค์การในมุมกว้าง ตั้งแต่ ระดับนโยบาย ระดับแผนงาน จนถึงระดับปฏิบัติการ โดยระบบสารสนเทศจะทำหน้าที่จัดการข้อมูลสำคัญของธุรกิจทั้งภายในและภายนอกองค์การ ซึ่งเราจะกล่าวถึงรายละเอียดของการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในบทต่อไป